Formadora: Cristina Fernandes, consultora de Comunicação, Cerimonial e Protocolo, Secretariado e Organização de Eventos, desenvolve projetos de formação, docência e consultoria em diversas organizações públicas e privadas, em Portugal, Angola e Brasil. No Santuário de Fátima, em maio de 2017, foi responsável pelo protocolo da visita do Papa Francisco. É autora do livro "Manual de Protocolo Empresarial” (2 edições). Colabora regularmente com a imprensa escrevendo sobre Protocolo e Etiqueta
INFORMAÇÕES ÚTEIS para a FORMAÇÃO ON-LINE (veja também os pré-requisitos obrigatórios para a participação)
1. As sessões serão realizadas na plataforma Microsoft Teams. O IGAP agenda a formação e envia aos participantes, juntamente com a confirmação da participação, o link de acesso para a data e a hora da sessão.
2. Não existe obrigatoriedade de instalação da app da plataforma Microsoft Teams para aceder às sessões. Após receção do link basta clicar em PARTICIPAR ou JOIN e utilizar a "versão web” para aceder à sessão respetiva, onde deve colocar o nome (1º e último, sem abreviaturas) para serem identificados na sessão, e clicar em participar/ingressar.
3. Contudo, poderá, gratuitamente, fazer o download da APP da plataforma Microsoft Teams em https://teams.microsoft.com/downloads, utilizando a versão instalada para acesso à sessão.
4. Sugere-se a entrada na sessão 15’ antes da hora prevista para o início da sessão formativa propriamente dita para "abertura” da sessão por parte da entidade formadora.
5. Guia indicativo e ajustável em função do tema e duração da sessão: 1.º Exposição do tema pelo/a formador/a, podendo ser acompanhada de suportes/recursos pedagógicos diversos; 2.º Respostas às questões dos participantes. Estas questões são colocadas por escrito, no chat visível no ecrã e são visualizadas por todos. O/A formador/a não responderá a questões que lhe sejam colocadas em chat privado. 3º. Por regra os microfones dos participantes estarão desligados no início da sessão, podendo o formador/a solicitar a ativação dos microfones dos participantes para uma interação direta e promover a comunicação com os participantes do grupo. 4.º Poderão ser enviados aos participantes os recursos utilizados e/ou outra informação com vista ao aprofundamento do tema.
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Objetivos
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Gerais
As Assessoras, Assistentes e Secretárias são colaboradoras fundamentais numa organização pública. Para serem bem-sucedidas e, simultaneamente, constituírem uma inequívoca mais-valia para os profissionais que apoiam, estas profissionais devem, além de saber ser e saber estar, deter a capacidade de comunicar com eficácia. Existem, entre muitos outros, dois factores imprescindíveis para o sucesso no desempenho das funções de Secretariado: a capacidade do gestor público confiar e, portanto, delegar trabalho na sua Secretária e a capacidade desta de desempenhar um leque alargado de funções com eficiência e sempre de forma irrepreensível.
Esta capacidade da Secretária é largamente potenciada pela formação, tanto mais que a profissão, nos últimos anos, tem vindo a sofrer as dificuldades inerentes ao mercado de trabalho. Para que a administração pública olhe para a função de Secretariado como um ativo estratégico a desenvolver e preservar, a Secretária deverá ser cada vez mais qualificada, acompanhando a evolução do setor público, e detendo a capacidade de desempenhar múltiplas tarefas, sempre de forma irrepreensível.
Daí que o principal objetivo deste curso seja compreender a abrangência e importância da função "secretariado" a desempenhar, proporcionando aumento do conhecimento e da prática na área em causa. -
Específicos
No final da ação de formação os formandos deverão ser capazes de:
- Aplicar técnicas de Secretariado direcionadas aos diversos públicos com que se relacionam e gerir melhor os respectivos relacionamentos.
- Estar aptos a comunicar positiva e persuasivamente e em conformidade com os padrões vigentes de cortesia, urbanidade e ética.
- Melhorar significativamente a imagem profissional pessoal, bem como contribuir para a melhoria da imagem do sector público.
- Organizar reuniões e refeições de trabalho.
- Redigir documentos com maior profissionalismo.
- Saber receber e acolher todo o tipo de convidados.
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Gerais
As Assessoras, Assistentes e Secretárias são colaboradoras fundamentais numa organização pública. Para serem bem-sucedidas e, simultaneamente, constituírem uma inequívoca mais-valia para os profissionais que apoiam, estas profissionais devem, além de saber ser e saber estar, deter a capacidade de comunicar com eficácia. Existem, entre muitos outros, dois factores imprescindíveis para o sucesso no desempenho das funções de Secretariado: a capacidade do gestor público confiar e, portanto, delegar trabalho na sua Secretária e a capacidade desta de desempenhar um leque alargado de funções com eficiência e sempre de forma irrepreensível.
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Programa
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I - O/a profissional de Secretariado (competências pessoais e profissionais | cumprimento de valores éticos essenciais ao desempenho da função | os desafios na atualidade) - Relacionamento Secretário/a – Chefia (autoconhecimento | conhecimento das Chefias | princípios de inteligência emocional) - Gestão de prioridades - Gestão de stress - Gestão de conflitos e problem solving.
II - A Comunicação Interpessoal: verbal e não-verbal - Imagem pessoal como reflexo da função e ajuste ao contexto. A imagem e a presença visual feminina e masculina: tudo comunica (saber ser e saber estar | postura e atitude) - Linguagem e formas de tratamento (títulos académicos, honoríficos, protocolares e outros) - Correspondência (fórmulas | convites | mensagens de boas festas | mensagens de agradecimento | mensagens de condolências | cartões-de-visita) - Comunicação em contexto digital.
III - Os instrumentos de Relações Públicas. Acolher: a responsabilidade do anfitrião (o recebimento de visitantes, de VIP’s, de estrangeiros, de entidades privadas e de outros sectores da administração pública). As técnicas fundamentais para organização de reuniões e refeições profissionais. Dúvidas. Debate e aconselhamento. Partilha de informação e de conhecimentos.
Formadores/as: Cristina Fernandes
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Mais Informações
- Recursos Pedagógicos Casos e exercícios Documentação de Apoio Ligação à Internet (Por Cabo) Ligação à Internet (Wi-Fi) PC
- Metodologias de Formação Recurso aos métodos expositivo; interrogativo; demonstrativo e ativo.
- Forma de Organização À distância
- Metodologias de Avaliação inicial diagnóstica (questões orais p/ aferição do nível de conhecimentos e apuramento das expetativas dos formandos), contínua formativa (oral e prática ao longo das sessões), final de reação (preenchimento de questionário individual e debate orientado)
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Pré-requisitos
É obrigatório que cada formando tenha computador, com acesso à internet estável e capacidade para ouvir a sessão, seja com colunas ou com auscultadores (aconselhável, para evitar ruído).É aconselhável também, se pretender participar, que tenha microfone a funcionar. O uso e ativação de webcam é facultativo, mas preferencial, dada a desejável interação formador-formando.
Deve também assegurar uma ligação à internet estável evitando, na medida do possível, outras ligações simultâneas na mesma rede (outras videochamadas, serviços de streaming como Netflix, Youtube, gaming online, etc), sob pena de prejudicar a qualidade da sua ligação, podendo gerar cortes durante a mesma.Aconselhamos o teste ao hardware antes do início da sessão, sob pena de perder alguma parte.