Formação / Cursos - IGAP - Instituto de Gestão e Administração Pública

Observações

CRONOGRAMA e HORÁRIO DAS SESSÕES: 5, 6, 7 e 8 de maio - das 9:15 às 12:45h (4 sessões de 3,5h/sessão, com intervalo)

Formadora: Cristina Fernandes, Formadora certificada e Consultora de Protocolo, Secretariado e Organização de Eventos, desenvolve projetos de formação, docência e consultoria a eventos em diversas organizações públicas e privadas, em Portugal, Angola, Moçambique, Brasil, Espanha, França, Reino Unido, Países Baixos, Alemanha e Emirados Árabes Unidos. Detém um percurso profissional de 38 anos, 22 dos quais em Grupo Empresarial Nacional. Dedica-se ao Protocolo desde 2006. No Santuário de Fátima, coordenou a Organização Protocolar da Visita do Papa Francisco em maio de 2017. Foi, igualmente, Diretora do Departamento de Hospedagem nesta instituição entre setembro de 2017 e setembro de 2019. Nesse contexto, teve oportunidade de acolher e acompanhar inúmeras delegações de altas entidades da sociedade civil, militar e eclesiástica, de diversas nacionalidades. É Mestre em Ciências da Comunicação pela Faculdade de Ciências Humanas da Universidade Católica Portuguesa, tem duas Pós-Graduações pelo ISLA | Campus Lisboa (em Assessoria Empresarial, e Imagem, Protocolo e Organização de Eventos), uma Especialização pela Escola Internacional de Protocolo de Madrid (em Protocolo e Cerimonial), uma licenciatura pela UAL (em Línguas e Literaturas Modernas, variante de Estudos Portugueses e Ingleses) e um Bacharelato pela European Secretarial Academy (em Secretariado), além de formação em Protocolo e Imagem, obtida em Espanha, na Bélgica e no Brasil. Autora do livro "Manual de Protocolo Empresarial”, editado pela Universidade Católica Editora, em outubro de 2014 (1ª edição) e maio de 2016 (2ª edição). Colabora regularmente com a imprensa escrevendo sobre Protocolo e Etiqueta

INFORMAÇÕES ÚTEIS para a FORMAÇÃO ON-LINE (veja também os pré-requisitos obrigatórios para a participação)

1. As sessões serão realizadas na plataforma Microsoft Teams. O IGAP agenda a formação e envia aos participantes, juntamente com a confirmação da participação, o link de acesso para a data e a hora da sessão.

2. Não existe obrigatoriedade de instalação da app da plataforma Microsoft Teams para aceder às sessões. Após receção do link basta clicar em PARTICIPAR ou JOIN e utilizar a "versão web” para aceder à sessão respetiva, onde deve colocar o nome (1º e último, sem abreviaturas) para serem identificados na sessão, e clicar em participar/ingressar.

3. Contudo, poderá, gratuitamente, fazer o download da APP da plataforma Microsoft Teams em https://teams.microsoft.com/downloads, utilizando a versão instalada para acesso à sessão.

4. Sugere-se a entrada na sessão 15’ antes da hora prevista para o início da sessão formativa propriamente dita para "abertura” da sessão por parte da entidade formadora.

5. Guia indicativo e ajustável em função do tema e duração da sessão: 1.º Exposição do tema pelo/a formador/a, podendo ser acompanhada de suportes/recursos pedagógicos diversos; 2.º Respostas às questões dos participantes. Estas questões são colocadas por escrito, no chat visível no ecrã e são visualizadas por todos. O/A formador/a não responderá a questões que lhe sejam colocadas em chat privado. 3º. Por regra os microfones dos participantes estarão desligados no início da sessão, podendo o formador/a solicitar a ativação dos microfones dos participantes para uma interação direta e promover a comunicação com os participantes do grupo. 4.º Poderão ser enviados aos participantes os recursos utilizados e/ou outra informação com vista ao aprofundamento do tema.

Objetivos
- Gerais
  A/Os Assessora/es, Assistentes e Secretária/os são colaboradoras fundamentais numa organização pública. Para serem bem-sucedida/os e, simultaneamente, constituírem uma inequívoca mais-valia para os profissionais que apoiam, estes profissionais devem, além de saber ser e saber estar, deter a capacidade de comunicar com eficácia. Existem, entre muitos outros, dois fatores imprescindíveis para o sucesso no desempenho das funções de Secretariado: a capacidade do gestor público confiar e, portanto, delegar trabalho na/o sua Secretária/o e a capacidade desta/e de desempenhar um leque alargado de funções com eficiência e sempre de forma irrepreensível.
  
  Esta capacidade da/o Secretária/o é largamente potenciada pela formação, tanto mais que a profissão, nos últimos anos, tem vindo a sofrer as dificuldades inerentes ao mercado de trabalho. Para que a Administração Pública olhe para a função de Secretariado como um ativo estratégico a desenvolver e preservar, a/o Secretária/o deverá ser cada vez mais qualificada/o, acompanhando a evolução do setor público, e detendo a capacidade de desempenhar múltiplas tarefas, sempre de forma irrepreensível.
  
  Daí que o principal objetivo deste curso seja compreender a abrangência e importância da função "secretariado" a desempenhar, proporcionando aumento do conhecimento e da prática na área em causa.
- Específicos No final da ação de formação os formandos deverão ser capazes de:
  
  - Reconhecer e aplicar competências técnicas e comportamentais essenciais ao desempenho das funções no contexto atual.
  
  - Identificar e gerir eficazmente os desafios associados ao trabalho em equipa, assumindo papéis de liderança e/ou de colaboração.
  
  - Utilizar estratégias de gestão de tempo, prioridades e agenda para maximizar a produtividade.
  
  - Distinguir e praticar diferentes formas de comunicação, tanto verbal como não-verbal, ajustando-as às exigências da função.
  
  - Adotar boas práticas de comunicação no contexto digital.
  
  - Compreender e aplicar conceitos básicos de Protocolo e Etiqueta no quotidiano institucional.
  
  - Planear, organizar e gerir encontros de trabalho, incluindo o acolhimento de entidades nacionais e internacionais, disposição de mesas e planos de seating, em reuniões.
Programa
- - As competências técnicas e comportamentais essenciais ao desempenho das funções de Secretariado na atualidade. Os desafios da profissão no quotidiano.
  
  - O impacto da Inteligência artificial na profissão e como a transformar em aliada.
  
  - Trabalhar em equipa, liderar e ser liderado.
  
  - Princípios de gestão de agenda, de gestão de tempo, de gestão de prioridades, de maximização da produtividade. Estratégias a desenvolver.
  
  - A comunicação, nas suas múltiplas vertentes, como eixo central da função. Especificidades na comunicação verbal e não-verbal. A presença visual e os códigos de vestuário.
  
  - As boas práticas e as práticas a evitar ao comunicar no contexto digital.
  
  - Conceitos básicos e transversais em Protocolo e Etiqueta profissional.
  
  - O planeamento, organização e gestão de encontros de trabalho no quotidiano institucional. Acolher entidades nacionais e internacionais. Tipologia de mesas, de espaços e detalhes de seating.
  
  - A organização de refeições profissionais.
  
  Formadores/as: Cristina Fernandes
Mais Informações
- Recursos Pedagógicos Casos e exercícios Documentação de Apoio Ligação à Internet (Por Cabo) Ligação à Internet (Wi-Fi) PC
- Metodologias de Formação
  - As sessões são totalmente personalizadas.
  
  - Procede-se à exposição dos conceitos, aliada à apresentação de exemplos práticos e à realização de simulações.
  
  - Realizam-se simulações e exercícios, conjuntamente.
  
  - É promovida a interação entre os Participantes, o debate e a clarificação de dúvidas relativamente a situações concretas vividas na organização.
- Forma de Organização À distância
- Metodologias de Avaliação inicial diagnóstica (questões orais p/ aferição do nível de conhecimentos e apuramento das expetativas dos formandos), contínua formativa (oral e prática ao longo das sessões), final de reação (preenchimento de questionário individual e debate orientado)
- Pré-requisitos
  É obrigatório que cada formando tenha computador, com acesso à internet estável e capacidade para ouvir a sessão, seja com colunas ou com auscultadores (aconselhável, para evitar ruído).
  É aconselhável também, se pretender participar, que tenha microfone a funcionar. O uso e ativação de webcam é facultativo, mas preferencial, dada a desejável interação formador-formando.
  
  Deve também assegurar uma ligação à internet estável evitando, na medida do possível, outras ligações simultâneas na mesma rede (outras videochamadas, serviços de streaming como Netflix, Youtube, gaming online, etc), sob pena de prejudicar a qualidade da sua ligação, podendo gerar cortes durante a mesma.
  
  Aconselhamos o teste ao hardware antes do início da sessão, sob pena de perder alguma parte.